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Mondial Meeting : Createur d'evenement : Qu'est ce que c'est ?logo


Une équipe de professionnels pour vous offrir ce que le marché de l'événementiel à de meilleur tout en réduisant le budget de votre événement. La qualité haut de gamme alliée à la réduction de budget c'est possible tout simplement parce que :

  • Sans rogner sur la qualité de nos prestations nous ne prenons aucune marge sur les différents prestataires professionnels avec lequels nous collaborons.
  • Avec Mondial Meeting vous bénéficierez de tarifs préférenciels sur les divers intervenants sélectionnés pour votre événement.

Quel est le point commun entre le Festival d’Avignon, la Coupe du Monde de football, le Mondial de l’automobile et un séminaire en australie ?

Tout ce qui touche à la conception, l’organisation et la promotion d’évènements est communément synthétisé en un seul mot de plus en plus à la mode : l’Évènementiel.

Evénement sportif, soirée d'entreprise ou encore mariage à organiser : notre équipe événementielle s'occupe de tout sans compter..
Les chefs de projet événementiel gèrent l’organisation d'un événement de A à Z. Logistique, marchandise, recherche de prestataires, satisfaction des invités, décoration...Chaque détail compte pour assurer la réussite de l'événement.

La diversité des tâches à accomplir est grande dans ce métier:

  • IDENTIFICATION DU TYPE DE PROJET
    - Analyse de la commande
    - Rédaction du cahier des charges
  • IDENTIFICATION DES MOYENS ET DES RESSOURCES
    - Phasage du projet et identification des tâches à exécuter
    - Listing des ressources matérielles, humaines et financières nécessaires
  • PREPARATION DU PROJET
    - Evaluation des risques inhérents au projet
    - Anticipation des aléas et changements induits par le projet
    - Constitution de la documentation de référence
    - Elaboration du plan d’action et des outils de communication
  • ORGANISATION DU PROJET
    - Identification des différentes étapes de réalisation et de leur ordonnancement
    - Constitution d’une équipe projet
    - Définition des procédures de prise de décision
    - Définition des rôles et des relations entre les différents intervenants
    - Définition des livrables et des indicateurs de résultats
  • SUIVI ET EVALUATION DE LA MISE EN OEUVRE
    - Réalisation de points d’étape réguliers pour contrôler l’état d’avancement des différentes tâches
    programmées, en lien avec les membres de l’équipe projet et avec le commanditaire
    - Suivi du calendrier prévisionnel, des coûts et des délais
    - Réajustements éventuels des étapes et des réalisations en fonction des difficultés rencontrées ou
    d’éléments nouveaux nécessitant d’être pris en compte.
  • BILAN FINAL
  • - Réalisation du bilan final, avec présentation des livrables et évaluation des actions
    - Analyse du travail réalisé, en vue de capitaliser les résultats et d’améliorer la pratique

C'est pourquoi Mondial Meeting organise vos évènements uniquement avec les meilleurs professionnels de leurs secteurs (traiteurs, équipes son et lumière, hôtesses, transporteurs, hôtels, salles de conférences, de réunions, activités sportive, les lieux, etc.) que nous aurons sélectionnés pour vous.

Séminaire au soleil

La première remarque que l’on peut faire sur le métier de chef de projet événementiel est que c’est un métier sous-estimé. Or c’est un métier difficile, pour plusieurs raisons :

Tout d’abord, les enjeux sont importants : dans chacun des projets événementiels, l’image de l’entreprise s’affiche au vu de tous ses prospects, clients, partenaires, actionnaires, sans parler des journalistes… La moindre erreur fait tâche, que ce soit une faute d’orthographe sur l’invitation au séminaire, une erreur de logo, ou bien un repas de mauvaise qualité. La qualité devra donc être aussi élevée que les budgets le permettent, ce qui suppose de bien savoir négocier avec les fournisseurs et requiert de l’expérience.

Ensuite, une agence événementielle comme Mondial Meeting travaille avec une contrainte que peu de métiers ont vraiment : la date de fin de projet est rigoureusement intangible. Il est possible de retarder de 15 jours la sortie d’un produit, la remise d’un rapport, ou le déploiement d’un réseau, quitte à devoir se justifier et même à payer des pénalités mais on ne change pas la date d’un salon ! D’ailleurs, n’avez-vous jamais remarqué, en vous promenant sur les allées d’un salon le premier jour, quelques stands vides ? Les organisateurs, sans pitié, ont affiché le nom de la société en haut, pour que tout le monde connaisse l’impétrant. Puis quelqu’un arrive essoufflé avec un stand parapluie dans une main et un rouleau d’affiches dans l’autre…
La troisième difficulté tient justement à la mésestime évoquée plus haut. Qu’il est dur pour un chef de projet de se faire respecter des directeurs, consultants et autres experts, qui doivent fournir leur présentation en temps et en heure pour qu’elle soit intégrée au prompteur ou au PC, qu’il est dur aussi de faire en sorte que ces contributeurs arrivent à l’heure aux répétitions (quand il ne les sèchent pas totalement).

La quatrième difficulté tient aux compétences à mettre en œuvre, notamment pour faire en sorte qu’un événement ne reste pas sans suite et assurer le ROI du marketing. En 2009, le plus simple des séminaires va nécessiter de mettre en œuvre l’ensemble du spectre des compétences : marketing produit (contenus de l’événement), marketing internet (« landing page » ou mini site, invitation), marketing direct (système d’emailing, relances téléphoniques), communication (promotion de l’événement, chartes graphiques), outils informatiques (extraction de fichiers, suivi des pistes). Comme nul ne maîtrise plus toutes ces compétences, le chef de projet devra en fait les coordonner, en restant capable de dialoguer avec les experts de chacun de ces domaines.
La dernière difficulté, et non des moindres, tient au fait au métier même de chef de projet. Les événements peuvent être simple (un séminaire de 20 personnes dans un hotel) ou extrêmement complexes (une conférence de 3000 personnes avec 120 intervenants, dont une plénière pleine de VIP, sur 3 jours). Quoi qu’il en soit, Il y faut une capacité à gérer son temps, les dizaines de tâches en parallèle, les budgets toujours strictement contraints (Qui aujourd’hui a des budgets en augmentation ?)

C’est donc un métier difficile, à ne surtout pas confier à un(e) jeune assistant(e) sortant de l’école de marketing, sous peine de catastrophes et d’un impact négatif réel sur la performance et de ROI du marketing. Et pourtant, dans combien d’entreprises cette fonction considérée comme ingrate est-elle dévolue à des juniors ? Mon expérience est que ceux ou celles qui excellent à ces postes sont en réalité expérimentés, rares et précieux, d’une productivité exceptionnelle qui justifie un salaire de senior. Ils doivent associer un sens de l’hospitalité, du service, du détail et de l’organisation irréprochables alliés à une solide résistance au stress, qualités qui ne sont pas données à tout le monde et qui ne s’apprennent pas à l’école… Beaucoup s’y essayent, mais peu d’aspirants marketers y parviennent vraiment. Pour finir, je vous propose de méditer cette remarque d’un Vice Président Opérations , qui me disait, en parlant d’une remarquable chef de projet de mon équipe : « je croyais que c’était un métier facile, sans pression, où il n’y a qu’à dépenser de l’argent, et peu de travail… J’ai sérieusement révisé mon jugement après avoir organisé avec elle la dernière conférence ! Tous les soirs jusqu’à 1h du matin, les fournisseurs qui n’en font qu’à leur tête, les speakers qui ont tous un égo qui déborde, un budget bien trop juste. Un cauchemar ! » Et oui, pourtant, tous les jours, les chefs de projet remettent le couvert.


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